Muchas pequeñas empresas creen que están protegidas porque “todo está en OneDrive” o “en Google Drive”. Pero sincronizar no es respaldar: si un archivo se borra, se daña o lo cifra un ransomware, ese cambio también se sincroniza. Un respaldo de verdad guarda copias independientes y versiones antiguas que se pueden restaurar.
En este artículo
Qué necesita proteger la empresa
| Qué | Por qué |
|---|---|
| Correos y archivos de Microsoft 365 o Google Workspace | La retención predeterminada de las papeleras es limitada, y el proveedor protege el servicio, no tus datos frente a borrados o ataques |
| Equipos (Escritorio, Documentos) | Los archivos que solo están en el disco local se pierden por averías, robos o ransomware |
| Servidor o NAS (carpetas compartidas) | Suele concentrar los archivos más importantes |
| Sistemas y bases de datos (ERP, contabilidad, facturación) | A menudo están en un solo equipo: confirma con el proveedor del sistema cómo exportarlos y respaldarlos |
Cómo montar el respaldo
- Sigue la regla 3-2-1: tres copias, en dos tipos de almacenamiento, una fuera de la empresa; consulta la copia de seguridad 3-2-1.
- Ten una copia inmutable o desconectada: almacenamiento en la nube con inmutabilidad (la copia no se puede borrar ni modificar durante un periodo) o un disco desconectado en rotación. Es lo que salva a la empresa de un ransomware.
- Automatízalo: un respaldo que depende de que alguien se acuerde acaba por no hacerse.
- Define cuánto puedes perder (RPO) y en cuánto tiempo debes volver (RTO): por ejemplo, perder como máximo 1 día de trabajo y volver en 4 horas. Eso define la frecuencia y el tipo de solución.
- Prueba la restauración cada mes: restaura un archivo, una carpeta y, periódicamente, un equipo completo.
Tipos de solución
- Respaldo de Microsoft 365 / Google Workspace: herramientas específicas copian buzones, OneDrive, SharePoint y Teams a otro almacenamiento, con restauración de elementos individuales. Hay ofertas de la propia Microsoft y de proveedores especializados.
- Respaldo de PC y servidores en la nube: un agente instalado en cada equipo envía copias cifradas y con versiones.
- NAS con replicación a la nube: el NAS guarda copias rápidas en la oficina y las replica a un almacenamiento en la nube con versiones inmutables.
Qué revisar antes de contratar
- Cifrado en tránsito y en reposo, con la clave protegida.
- Inmutabilidad y retención (cuánto tiempo se guardan las versiones).
- Ubicación de los datos y cláusulas del contrato: importante para las leyes de protección de datos si hay datos personales.
- Restauración: de un archivo, de un buzón, de un equipo completo, y en cuánto tiempo.
- Coste por GB/TB almacenado y si se cobra por descargar los datos al restaurar.
- Seguridad del panel: verificación en dos pasos obligatoria y alertas de fallos.
Preguntas frecuentes
¿No basta OneDrive con historial de versiones?
Ayuda mucho: permite restaurar versiones e incluso la carpeta completa. Pero está en la misma cuenta y con las mismas credenciales: si la cuenta se ve comprometida o se elimina, las versiones se van con ella. Para los datos críticos, mantén también una copia independiente.
¿Todavía vale la pena un disco externo?
Sí, como una de las copias, siempre que quede desconectado después del respaldo y se use en rotación. Por sí solo no protege frente a incendios, robos u olvidos.
Somos una empresa pequeña, con 3 equipos. ¿Necesitamos todo esto?
Cambia la escala, pero no el principio: copia automática, una copia fuera y desconectada, y pruebas de restauración. Incluso una solución sencilla y económica sirve; consulta también OneDrive lleno si el almacenamiento es el cuello de botella.
